Es klingt so einfach. Tätigkeiten delegieren, damit man diese nicht selbst erledigen muss. Was in weniger Arbeit und weniger Sorgen resultieren sollte, ist in der Realität oft schwieriger umzusetzen, als man denkt. Vielen Leuten fällt es schwer die Kontrolle abzugeben oder haben das Gefühl, dass andere die Aufgabe nicht so gut erledigen können, wie sie selbst. Außerdem geht es doch am schnellsten, wenn man es gleich selbst erledigt, meinen sie. Kurzfristig stimmt das auch. Wenn man in die Zukunft blickt, hat das Delegieren von Aufgaben allerdings zahlreiche Vorteile, sowohl für einen selbst, als auch für die Personen an die Tätigkeiten delegiert werden.

Schwierigkeiten des Delegierens

Doch warum fällt es Menschen so schwer Dinge zu delegieren? Hierfür gibt es mindestens drei Gründe. Als Führungskraft trägt man die volle Verantwortung für die zu erfüllenden Tätigkeiten. Gibt man Tätigkeiten an andere ab, hat man zwar im Moment weniger Arbeit, muss sich jedoch auf die Leistung dieser Person verlassen können. Die Verantwortung trägt man weiterhin und bei negativen Ergebnissen muss man dafür auch geradestehen. Eine weitere Sorge, die man beim Delegieren im Hinterkopf hat, ist der Kontrollverlust. Wie bereits angesprochen, legt man das Ergebnis von Tätigkeiten oder sogar Projekten in die Hände anderer Leute. Niemand erledigt diese Tätigkeiten jedoch so gut wie man selbst, denkt man. Um Qualität beim Delegieren zu erreichen, braucht es also eine gute Betreuung und viel Zeit. Und beide dieser Punkte stehen auf den ersten Blick in keiner Relation zum Output. Delegieren wirkt daher einfach ineffizient.

Arbeit wird zu viel

Das Problem: Wenn man nie damit beginnt Tätigkeit abzugeben, werden die Tage irgendwann einfach zu kurz und es kann nichts mehr so erledigt werden, wie man es gerne hätte. Genau deshalb ist es essentiell sich vor Herausforderungen wie dem Delegieren von Aufgaben, Tätigkeiten und Projekten nicht zu fürchten, sondern es versuchen zu lernen wie man selbst, und auch andere, davon profitieren können. Beachtet man hier die ausschlaggebenden Punkte ist Delegieren aber gar nicht so schwer.

Wie delegieren Sie am besten?

Zuallererst sollte man sich überlegen, welche Tätigkeiten abgegeben werden können und welche man am besten selbst erledigt. Nein, alles selbst zu erledigen ist dabei keine Option. Hier achtet man auf die Dringlichkeit und den Umfang der Verantwortung, die der delegierenden Person dabei auferlegt wurde. Typische Aufgaben zum Delegieren sind Zubringer-Arbeiten, also Arbeiten, die eher eine unterstützende Funktion für einen umfangreichen Prozess haben. Anschließend ist es wichtig optimale Rahmenbedingungen für das erfolgreiche Delegieren zu schaffen. Das bedeutet klare Regeln, Richtlinien und eindeutige Fristen bzw. Deadlines festzulegen. Außerdem sollte man stets signalisieren für etwaige Fragen zur Stelle zu sein, um der anderen Person ein Gefühl der Sicherheit zu geben. Speziell am Anfang kann es hilfreich sein den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin nur ausführende Tätigkeiten durchführen zu lassen und Entscheidungen weiterhin selbst zu treffen. Erst wenn sich die MitarbeiterInnen schon voll und ganz zurechtgefunden haben, kann man umfangreichere Befugnisse, wie etwa selbst Entscheidungen zu treffen, gewähren. Das Ziel sollte jedoch immer die Führungsperson festlegen und gleichzeitig klar und deutlich definieren. Kurz gefasst: Mit eindeutig festgelegten Rahmenbedingungen und der richtigen Auswahl von abzugebenden Tätigkeiten ist Delegieren gar nicht so schwer und gleichzeitig erfolgreich.

Früh beginnen & effektiver arbeiten

Zusammenfassend ist es wichtig von Anfang an mit der Abgabe von Tätigkeiten zu beginnen. Dadurch wird Überlastung vermieden und der Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge bleibt erhalten. Langfristig können Personen, an die Aufgaben abgegeben werden, die Effektivität der Führungsperson sogar steigern. Sie spezialisieren sich auf die delegierten Tätigkeiten und können diese so womöglich besser erfüllen als man selbst. Delegieren ist eine Investition in die Zukunft – Ihre eigene und die Ihres Projektes.

Welche Erfahrungen haben Sie beim Delegieren gemacht? Kennen Sie noch andere wichtige Tipps? Lassen Sie es uns in einem Kommentar wissen!