Wir kennen sie alle. Diese Tage an denen man nichts und nichts fertig bekommt. Die meiste Zeit verbringt man damit sich zu motivieren und endlich mit der Arbeit zu beginnen. Hat man sich dann endlich aufgerappelt und begonnen, kommt der Arbeitskollege, der dringend Hilfe benötigt. Verschiedenste Störfaktoren erschweren uns das Arbeitsleben und führen zu Ineffizienz und Ineffektivität.

Zeit ist eines der wichtigsten Güter, die wir haben. Aus diesem Grund haben wir 10 Tipps für mehr Effizienz im Büro für Sie zusammengestellt

Klingt einfach, bewirkt aber Wunder. Ein unaufgeräumter Schreibtisch verursacht auch Chaos in Ihrem Kopf. Ständig irgendwelche Akten, Ordner und Notizzettel vor sich zu haben versetzt Sie unterbewusst in einen Stresszustand und gibt Ihnen das Signal noch einiges an Arbeit vor sich zu haben. Dabei hat sich bestimmt schon einiges angesammelt, was sich längst erledigt hat oder ohnehin eine unwichtige Information war. Am besten sortieren Sie täglich vor Arbeitsbeginn Ihren Schreibtisch.

Aufgaben, die sich innerhalb von wenigen Minuten erledigen lassen, sollten Sie sofort angehen.
So sammelt sich keine endlos lange Liste an unerledigten Aufgaben bei der Sie früher oder später nicht mehr wissen, wie Sie das ganze bewältigen sollen. Außerdem haben Sie so das Gefühl mehr zu schaffen, was zusätzliche Motivation gibt– auch für größere Aufgaben.

Viele kleine Handgriffe aber auch komplexere Aufgaben lassen sich unkompliziert automatisieren.
E-Mails können Sie automatisch in Ihr CRM-System übertragen lassen und dem richtigen Kunden zuordnen und Anhänge lassen sich automatisch in Dropbox übertragen und speichern. Kleine Dinge die Ihnen trotzdem täglich einiges an Zeit kosten.
Online-Dienste wie Zapier, IFTTT oder Integromat machen es möglich und sind in der Basis-Variante (was meist völlig ausreicht) kostenlos.

Sie kommen ins Büro, starten Ihren Rechner, öffnen Ihr E-Mail Programm und bekommen gleich mal schlechte Laune. So geht es den meisten von uns. Dabei entscheiden die ersten Stunden des Arbeitstages, wie dieser weiter verläuft. Beginnen Sie lieber mit etwas produktivem und erledigen Sie erste Aufgaben. Wenn möglich, beantworten Sie Ihre E-Mails am Abend, dann wenn Ihre Aufgaben erledigt sind.

Definieren Sie Ihre Ziele für den nächsten Tag am besten als Abschluss Ihres Arbeitstages.
So wissen Sie, was am nächsten Tag auf Sie zukommt und Sie können effizient in den nächsten Tag starten (und anschließend an Punkt 4, gleich mit einer Aufgabe anstatt E-Mails den Arbeitstag beginnen). Eine To-do Liste hilft Ihnen den Überblick zu bewahren und motiviert gleichzeitig. Jeder hackt gerne Dinge als erledigt ab.

Wir verschwenden meist viel zu viel Zeit um die perfekte E-Mail zu schreiben. Schreiben, löschen, ändern und optimieren diese viel zu lange. Leider völlig unnötiger Weise.

E-Mails werden meist nur überfolgen und der Leser zieht sich nur die für ihn notwendigen Informationen heraus. Es gibt hier sowas wie eine Regel: Was nicht in 5 Sätze passt, gehört nicht in eine E-Mail. Achten Sie darauf, Ihre E-Mail Kommunikation kurz und knapp zu gestalten. Und beide Seiten (Ersteller und Leser) sparen wertvolle Zeit.

Wenn Sie den ganzen Tag ohne Pause durcharbeiten um am Abend früher aus dem Büro zu kommen, machen Sie einen schweren Fehler. Das ganze mag zwar mal einen Tag lang funktionieren, aber langfristig ist es keine Lösung. Sie werden mit der Zeit unkonzentriert, brauchen für alles um einiges länger und werden irgendwann mit Ihren Aufgaben nicht mehr hinterher kommen. Legen Sie Pausen ein, genießen Sie Ihren Kaffee oder Tee und starten Sie dann neu durch. Eine kleine Pause kann Wunder bewirken.

Nutzen Sie Systeme die wirklich zu Ihnen und Ihren Anforderungen passen. Viele Unternehmen verwenden viel zu komplexe und völlig aufgeblasene Software. Sie müssen dann nur unnötig klicken, suchen und Felder befüllen die für Sie keinen Nutzen haben. Prüfen Sie, ob Sie Ihr bestehendes System so anpassen können, dass ein optimaler Arbeitsablauf sichergestellt ist.
Wenn nicht, sollten Sie sich nach Alternativen umsehen. Sie werden den einmaligen Aufwand einer Systemumstellung nicht bereuen.

Achten Sie einige Tage ganz bewusst darauf, was Sie wann, wie und wie lange machen. Legen Sie sich einen Zettel neben sich und notieren Sie die Tätigkeiten und Zeiten. Sie können auch einen Online-Dienst wie Toggl oder eine App wie TimeTrack dafür verwenden. Wer stylische Gadgets mag, sollte mal einen Blick auf Timeular werfen. Sie werden schnell Potential für Verbesserungen und Einsparungen feststellen können. Generell hilft Tracking: Sie werden sich ganz automatisch in Ihrer Arbeitseffizienz verbessern, da Sie Ihre Arbeitsweise ständig vor Augen haben.

Sie halten Sich viel zu lange mit Dingen auf, die Ihnen entweder gar nicht liegen oder die ganz einfach jemand anders für Sie erledigen kann. Sie plagen Sich zum Beispiel stundenlang mit einem HTML-Code herum um es dann, im Besten Fall vielleicht irgendwie hin zu bekommen. Ein Experte hätte das ganze für Sie wahrscheinlich in wenigen Minuten erledigt, während Sie sich etwas anderem, vielleicht sogar Geld bringenden zuwenden hätten können.

Geben Sie bewusst Arbeiten, welche Sie Zeit kosten, die Ihnen nicht liegen oder die einfach jemand anders für Sie erledigen kann ab.

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