Speziell die Sommermonate kann man zur typischen Urlaubszeit zählen. Eine Urlaubsvertretung, die die abwesenden Mitarbeiter in dieser Zeit eins zu eins ersetzt, gibt es in den meisten Fällen nicht. Viel öfter müssen mehrere anwesende Kollegen die wichtigsten Aufgaben temporär übernehmen und Überstunden machen oder die Arbeit bleibt einfach unbearbeitet liegen. Zwei Szenarien, die für Unternehmen nie optimal sind. Die Lösung: Abwesenheiten reduzieren. Urlaubszeiten nicht erlauben. Blödsinn! Das geht natürlich nicht, denn allen Personen steht ihr Urlaub zu und jeder braucht seine Ruhephasen. Um die Urlaubszeit tatsächlich nicht zur Chaoszeit zu machen, bedarf es nur eines: gute Planung.
Gute Planung ist der Schlüssel für stressfreie und effizient ablaufende Urlaubszeiten. Doch was genau muss geplant werden und was muss man dafür tun. Wir haben die 3 wichtigsten Tipps auf einen Blick zusammengefasst.
1. Festlegen wer was erledigen soll.
Wer soll Sie während Ihrer Abwesenheit vertreten und welche Aufgaben soll diese Person übernehmen? In den seltensten Fällen müssen wirklich alle Aufgaben sofort erledigt werden. In der Regel können viele Erledigungen auch einfach bis nach dem Urlaub warten. Für das tägliche Geschäft ist es wichtig verlässliche Personen zu haben, die sich in der Materie auskennen. Das kann sowohl eine Kollegin oder ein Kollege innerhalb Ihres Unternehmens sein, als auch ein externer (virtueller) Assistent, der Ihnen temporär unter die Arme greift. Wichtig ist nur, dass Sie es tatsächlich rechtzeitig festlegen. Ihre Vertretung kann sich dadurch gut auf diese Zeit vorbereiten und die benötigten Tätigkeiten schon früh kennenlernen.
2. Kontaktpersonen informieren.
Teilen Sie ihren Kontaktpersonen schon vorab mit, dass Sie zum Beispiel von 1. bis 15. Mai nicht erreichbar sind und zu dieser Zeit vertreten werden. Ihre Kontaktpersonen klären dadurch wichtige Punkte schon vorab mit Ihnen und Ihre Vertretung wird erst gar nicht damit konfrontiert. Sie managen so Probleme bevor sie überhaupt entstehen. Während Ihrer Abwesenheit erstellen Sie am besten eine Notiz mit allen nötigen Informationen (Zeitspanne des Urlaubs, Name & Kontaktdaten der Urlaubsvertretung).
3. Offiziell Tätigkeiten übergeben.
Führen Sie die Übergabe nicht beiläufig durch. Machen Sie sich einen Termin aus und nehmen sich dafür Zeit. Es wird sich für Sie lohnen. Nur wenn alle wichtigen Punkte wirklich besprochen worden sind, kann Ihre Urlaubszeit auch beruflich erfolgreich sein. Besprechen Sie nochmals die Tätigkeiten, die unbedingt erledigt werden müssen und wie man dies am besten macht. Oft sind es die kleinen Tipps und Tricks, durch die eine komplexe Aufgabe plötzlich ganz einfach zu erledigen ist. Denken Sie daran was für Sie persönlich besonders hilfreich war.
Wenn Sie sich diese drei Tipps zu Herzen nehmen, steht einer stressfreien und effizienten Urlaubszeit im und außerhalb des Büros nichts im Wege. Ihre Kollegen bzw. Ihr externer (virtueller) Assistent wird wissen was zu tun ist, die Arbeit wird erledigt und Sie können Ihren Urlaub genießen. Das Schlimmste was passieren kann, ist, dass Ihre Abwesenheit nicht weiter auffällt, weil alles so gut organisiert und geplant wurde. Aber das ist ja eigentlich nichts Schlechtes.
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